Die Navigation unter „Dateien“ gliedert sich in zwei Bereiche: Die Ordnerstruktur im Linken Fenster und den Detailbereich im rechten Fenster.

Hier wird die vom Administrator vorgegebene Ordnerstruktur angezeigt. Werden mehrere Projekte angezeigt, können diese mit “+“ oder “-“ rechts neben dem Projektnamen expandiert oder minimiert werden. Klickt man auf einen Ordner, welcher auch für Inhalte vorgesehen ist (blau-weißes Symbol), öffnet sich im Detailbereich ein neuer Tab (Kartei-Reiter), der als überschrift den Ordnernamen trägt und sämtliche aktiven Dateien beinhaltet. Klickt man auf einen Strukturordner (gelbes Symbol), geschieht nichts - diese Ordner dienen nur der besseren Struktur und übersichtlichkeit. Mit einem Rechtsklick auf einen Ordner erhalten Sie die Möglichkeit, den gesamten Inhalt zur Sammelmappe hinzuzufügen.

Der Detailbereich zeigt in sogenannten „Tabs“ die Dateien an, welche sich in einem Ordner befinden. Zwischen diesen kann flexibel hin- und hergewechselt werden. Sollten die Dateien nicht alle auf einer Seite Platz finden, kann mit den Pfeilen ganz unten vor- und zurückgeblättert werden. Vermutet man eine Aktualisierung, kann man mittels der in sich geschwungenen Pfeile eine Aktualisierung der Anzeige veranlassen. Auf jeder Seite kann mittels Strg.- bzw. Shift-Taste auch eine Mehrfachauswahl vorgenommen werden.

• Dateiname: Name der Datei
• Dateigröße: Größe in KB
• Änderungsdatum: Datum der letzten Bearbeitung
• Autor: Name des Benutzers, der die Datei hinaufgeladen hat
• Versions Nr. : existieren mehrere Versionen einer Datei, scheint hier die Versionsnummer auf
• Status: Hier kann für jede Datei ein Status angezeigt werden. Die verschiedenen Stati werden durch den Administrator defieniert und dienen der Verlaufsverfolgung einer Datei.
• Sperre: Hier sieht man ob und von wem eine Datei gesperrt wurde. Gesperrte Dateien können nicht bearbeitet oder heruntergeladen werden.

Klickt man auf einen schwarzen, kleinen Pfeil neben den Spaltenüberschriften (z.B. „Datum), lassen sich alle Dateien entweder auf- oder absteigend nach dem angewählten Kriterium sortieren. Man kann hier auch über „Spalten“ - einzelne spalten aus- und einblenden. Die Spaltenbreite lässt sich variabel verändern (Mausklick auf den Rand, Taste halten und Mauszeiger hin- und her bewegen).

Der Upload von Dateien erfolgt über den großen „Upload“ Knopf links unter der Ordnerstruktur. Dieser Knopf ist nur bei entsprechender Berechtigung aktiv. Es öffnet sich eine Box, in welcher Folgende Informationen abgefragt werden:

• Projekt: Welchem Projekt wird die Datei zugeordnet? (hier wird automatisch jenes Projekt angezeigt, unter welchem der aktive Ordner liegt)
• Pfad: In welchem Ordner soll die Datei abgelegt werden? (hier wird automatisch der aktive Ordner angezeigt)
• Beschreibung: Hier kann eine beliebige Beschreibung zum besseren Verstandnis eingegeben werden.

Ein Klick auf „Dateien hinzufügen“ öffnet die Dateiauswahl-Box ihres Betriebssystems, um die entsprechende(n) Datei(en) anzugeben. Auch Mehrfachauswahlen sind möglich. Zur Information finden Sie hier auch die maximal erlaubte Dateigröße sowie die erlaubten Dateitypen. Sie können die Dateien auch per Drag-and-Drop in das freie weiße Feld ziehen.

Mit „Speichern und Fenster Schließen“ beginnt der Upload. Solange der Upload andauert, wird rechts neben dem Dateinamen der Upload-Fortschritt in Prozenten angezeigt - dies bitte nicht abbrechen und auch während des Uploads das Browserfenster nicht schließen. Nach erfolgreichem Upload wird das Dialogfenster automatisch geschlossen.

Nach erfolgtem Upload finden Sie die Datei im Detailbereich, der Upload wird mit Name, Datum und Uhrzeit protokolliert.

Oberhalb der Spaltenüberschriften finden Sie folgende Aktions-Buttons, welche je nach markierter Datei variieren (diese Funktionen sind auch über das Kontextmenü mit rechter Maustaste auf den Dateinamen erreichbar):

• „Datei Downloaden“: Es öffnet sich der Download-Dialog mit einer kurzen Zusammenfassung. Mehrfachauswahlen sind möglich (Strg. bzw. Shift-Taste). Zum Download „Datei Downloaden“ klicken, zum Abbrechen rechts oben das „x“ anklicken. Ein erfolgreicher oder erfolgloser Download ist im Anschluss zu bestatigen - diese Aktion wird mit Name, Datum und uhrzeit Protokolliert.
• „Zur Sammelmappe hinzufügen“: Die markierte Datei wird zur Sammelmappe fur einen gemeinsamen Download hinzugefugt (siehe unten). Auch hier sind Mehrfachauswahlen möglich (Strg. bzw. Shift-Taste). Zum Hinzufugen die Dialogbox bestatigen, zum Abbrechen rechts oben das „x“ anklicken. Möchte man einen ganzen Ordner einer Sammelmappe hinzufügen, kann man dies mit Rechsklick auf den Ordner und dem Punkt „zur Sammelmappe hinzufügen“.
• „Eigenschaften“ (nur mit entsprechender Berechtigung): Zum Ändern von Dateiname, Pfad oder Beschreibung einfach die gewünschten Punkte andern. Wollen Sie eine neue Version einer Datei hochladen, einfach auf „Datei“ klicken, die „Datei auswahlen“. Die Bearbeitung wird mit „Speichern und Fenster schließen“ abgeschlossen oder mit dem kleinen „x“ rechts oben abgebrochen.Existieren verschiedene Versionen einer Datei, werden auch diese mit Datum angezeigt und zum Download angeboten (entsprechende Berechtigung vorausgesetzt). Kommentare können ebenfalls hier abgesetzt werden. Auch können Sie sämtliche bisher erledigten Datei-Operationen hier einsehen.
• „sperren“ (nur mit entsprechender Berechtigung): Die Datei wird gesperrt - nur derjenige Benutzer, der die Datei gesperrt hat, kann diese wieder entsperren (oder ein Administrator)
• „Löschen“ (nur mit entsprechender Berechtigung): Die Datei nach einer Sicherheitsabfrage endgültig gelöscht.
• „Galerie“: Befinden sich Bild-Dateien in einem Ordner, öffnet dieser Button eine Bildergalerie.

Sämtliche Dateimanipulationen wie Bearbeiten, Upload neuer Versionen, Download, etc. werden mit Name, Datum und Uhrzeit protokolliert.

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